Ich komme gleich auf den Punkt.

Es gibt zahlreiche Gründe warum Personal und ggf. das Equipment in den logistischen Prozessen nicht zu „100 Prozent“ ausgelastet sind. Durchschnittlich werden in Projekten 20–25 % Ineffizienz identifiziert und optimiert.

Wer das Potenzial erkannt oder ggf. schon mit dem Effizienztest für die Intralogistik ermittelt hat, stellt zu Recht die Frage: „Welche Möglichkeiten gibt es, die Kapazität von Personal und Equipment besser zu nutzen?“

Die häufigsten Handlungsoptionen habe ich hier für Sie aus meiner langjährigen Projekttätigkeit extrahiert. Einige davon werden Sie also kennen und sicher regelmäßig anwenden. Andere sind Ihnen vielleicht ein Hinweis zur Optimierung oder führt Sie zu einer weiteren Idee der Optimierung und Effizienzsteigerung.

| 9 Möglichkeiten, die Personalkapazität auf praktischem/einfachem Weg zu steigern

1. Beobachten

Bei pragmatischer Vorgehensweise steht am Anfang das Beobachten. Restkapazitäten zu erkennen ist nicht einfach und vor allem zeitintensiv. Durch ausgiebiges Beobachten bei der Ausführung der Prozesse können genau die Augenblicke entdeckt werden, die Kapazitäten verschwenden. Sind die Prozesse und Arbeitsplätze genauestens beobachtet, kann mit nachfolgenden Maßnahmen die Optimierung beginnen.

2. Zusatztätigkeiten gezielt vergeben
Durch die Querschnittsfunktion der Logistik, sind hier auch eine ganze Reihe an Zusatzaufgaben abzuarbeiten. Ein einfaches Beispiel ist das Ausfahren von Wasser in der Fertigung während heißer Sommertage. Auch das Versetzen einer Fertigungseinrichtung gehört ganzjährig zu diesen Aufgaben.
All diese Aufgaben notieren Sie sich und schätzen oder messen den Zeitaufwand – zumindest grob. Vergeben Sie diese Aufgaben zielgerichtet an die Mitarbeiter, die im ersten Schritt die Prozesse beobachtet und Restkapazität ausfindig gemacht haben.

3. On-/Off-Tätigkeiten der Logistik gezielt vergeben
Ähnlich den eben genannten Zusatztätigkeiten gibt es in der Logistik auch sogenannte On-/Off-Tätigkeiten. Das sind Aufgaben, die regelmäßig ausgeführt werden müssen, ggf. auch mehrmals pro Schicht oder Tag. Diese Aufgaben sind jedoch nicht zeitkritisch, da sie gut vorbereitet werden können. Beispielsweise kleinere Teilesets für die Montage, die in kurzer Zeit für die ganze Schicht der Montage bereitgestellt werden können. Diese Aufgaben können gut an die Mitarbeiter vergeben werden, bei denen Restkapazität besteht.

4. Abteilungsgrenzen sprengen
Jede Abteilung macht sein eigenes Ding, richtig? Damit hat auch jede Abteilung Restkapazität. Lösen Sie zumindest für kleinere Aufgaben die Abteilungsgrenzen auf. Denken Sie an die On-/Off-Aufgaben. Nur eben jetzt auch an die der Produktion. Beispielsweise kann die Restkapazität der Logistiker genutzt werden, um diverse Vorarbeiten der Montage auszuführen. Beispielsweise Kabelbinder an Montageteile anbringen.

5. Gleichmäßigere LKW-Ankunfts- und Abfahrtszeiten
Verteilen Sie die LKW-Ankunfts- und Abfahrtszeiten über den Tag. Vergeben Sie, wenn möglich Zeitfenster für Ankunft und Abfahrt. Diese Kontinuität erspart Ihnen Restkapazität um „Spitzen“ im Tagesverlauf auszugleichen. Ist Ihnen das nicht möglich, hilft ggf. der nachfolgende Punkt.

6. Logistikteam-Sharing
Bilden Sie interdisziplinäre Teams. Um beim Beispiel von vorhin zu bleiben, wird ein Teil der Mitarbeiter vom stark frequentierten Wareneingang in den Morgenstunden Zug um Zug verschoben Richtung Warenausgang, der ab Mittag häufig stark gefordert ist.

7. Tag-/Nachtschicht entsprechend der Auslastung besetzen
Achten Sie darauf wie viel in jeder Schicht zu tun ist. Anhaltspunkte geben Ihnen die LKW-Ankunfts- und Abfahrtszeiten und die Produktionsmenge je Schicht. Muss die Nachtschicht wirklich besetzt sein wie die Früh- und Spätschicht? Oder ist ggf. das Produktionsvolumen der Nachtschicht um x % geringer! Vielleicht lässt sich das Schichtmodell für Einzelpersonen auflösen. Mitarbeiter in der Normalschicht können zwei Schichten entlasten.

8. Der Menge im Produktlebenszyklus folgen
Die Planung für das notwendige Logistikpersonal basiert oft auf der maximal erwarteten Produktionsmenge. Diese maximale Menge wird aber oft nur für wenige Monate in einem Produktlebenszyklus von mehreren Jahren erreicht. Versuchen Sie dem Produktlebenszyklus mit dem Personal zu folgen. Beispielsweise mit einem Kernteam und zusätzlichen Arbeitskräften aus der Leiharbeit. Vielleicht bietet es sich an, Personal zwischen Produkten mit unterschiedlichem Stand im Lebenszyklus zu verschieben.

9. Nagelprobe durchführen
Vielleicht die wichtigste Option, die immer möglich ist. Machen Sie die Nagelprobe! Geben Sie einer Arbeitskraft z. B. zusätzliche On-/Off-Tätigkeiten. Oder Sie lösen eine Tätigkeit aus einem Prozess heraus und vergeben Sie an eine Arbeitskraft. Prüfen Sie dann genau, ob die Arbeit zu schaffen ist. Ist das nicht der Fall, hinterfragen Sie genau warum nicht (5-Why). Erst wenn Sie keine Lösung finden, springen Sie zurück zur Ausgangssituation.

| FAZIT

Zunächst steht die Erkenntnis „Restkapazität vorhanden“. Kann vonseiten der Logistik-Planung nicht der Aufwand je Prozess bestimmt werden, bleibt im Wesentlichen nur eine Option für eine hohe und faire Auslastung je Mitarbeiter: Prozessausführung beobachten, versuchen zu verbessern und Schritt für Schritt nachzubessern.

Schwankungen führen zu Restkapazitäten, die Leistungsspitzen abfangen können. Werden die Ursachen für die Schwankung abgestellt, kann die Auslastung auf gleichmäßig hohem Niveau gehalten werden.

Restkapazität gezielt mit weiteren Aufgaben zu belegen ist eine weitere Option (z.B. On-/Off-Tätigkeiten, Zusatzaufgaben der Logistik) und ein guter Weg, wenn Schwankungen im Tagesverlauf nicht auszugleichen sind.

Stehen innerhalb der Logistik keine Optionen der Optimierung mehr zur Verfügung, kann der Gang und die Zusammenarbeit mit angrenzenden Abteilungen wie der Produktion oder der Qualität neue Chancen der Optimierung bieten. Jeder hat Restkapazitäten! Legen Sie diese zusammen.

Der Königsweg ist, dass gezielte Planen und Auslasten der Mitarbeiter als integrierte Lösung. So wie es üblicher Weise für die Montage oder Produktion umgesetzt wird. Mit Vorgabezeiten und entsprechender Programmunterstützung wird der Aufwand bestimmt und versucht für alle eine möglichst gleichmäßig hohe Arbeitsauslastung zu erzielen. Ganz nebenbei werden auf diesem Weg emotionale Diskussionen zum Personaleinsatz auf sachliche Werte reduziert und eine rollierende Anpassung bei z.B. Layout- und Mengenänderungen signifikant beschleunigt. Ein echter Fakten- und Effizienzsprung!